Dưới đây là một số nội dung so sánh các quy định về thu nộp tài liệu lưu trữ tại Luật Lưu trữ năm 2011 và Luật Lưu trữ năm 2024, từ đó đưa ra một số một số điểm mới cần lưu ý của quy định này.
1. So sánh các quy định thu nộp tài liệu lưu trữ
| TT | Luật Lưu trữ năm 2011 | Luật Lưu trữ năm 2024 |
| 1 | Về thuật ngữ | |
| Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử (Khoản 12 Điều 2) | Sử dụng thuật ngữ “Thu nộp tài liệu” trong các Điều, Khoản của Luật (không có giải thích cụ thể khái niệm này) | |
| Lưu trữ cơ quan là tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối với các tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức (Khoản 4 Điều 2) | Lưu trữ hiện hành là đơn vị, bộ phận thực hiện lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức (Khoản 8 Điều 2) | |
| Lưu trữ lịch sử là cơ quan thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn được tiến hành từ Lưu trữ cơ quan và từ các nguồn khác (Khoản 5 Điều 2) | Lưu trữ lịch sử là thực hiện lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ vĩnh viễn được tiếp nhận từ cơ quan, tổ chức và tài liệu lưu trữ khác theo quy định của pháp luật (Khoản 9 Điều 2) | |
| 2 | Về các cơ quan, tổ chức nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử | |
|
Lưu trữ lịch sử ở trung ương thu thập, tiếp nhận tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của: - Các cơ quan, tổ chức trung ương của Nhà nước Việt Nam dân chủ cộng hòa và Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam; - Cơ quan, tổ chức cấp bộ, liên khu, khu, đặc khu của Nhà nước Việt Nam dân chủ cộng hòa; - Các cơ quan, tổ chức trung ương của Chính phủ Cách mạng lâm thời Cộng hòa miền Nam Việt Nam và các tổ chức trung ương khác thuộc chính quyền cách mạng từ năm 1975 về trước; - Các doanh nghiệp nhà nước do Thủ tướng Chính phủ quyết định thành lập và các tổ chức kinh tế khác theo quy định của pháp luật các cơ quan, tổ chức của các chế độ xã hội tồn tại trên lãnh thổ Việt Nam từ năm 1975 về trước. Lưu trữ lịch sử ở cấp tỉnh thu thập, tiếp nhận tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh, cấp huyện và đơn vị hành chính - kinh tế đặc biệt không thuộc các cơ quan, tổ chức quy định tại Điểm a, Khoản 2 (Khoản 2 Điều 20). |
Lưu trữ lịch sử của nhà nước ở trung ương thu tài liệu lưu trữ từ các cơ quan, tổ chức sau (Khoản 1 Điều 18): - Quốc hội, Hội đồng bầu cử quốc gia, Ủy ban Thường vụ Quốc hội, Hội đồng Dân tộc, các Ủy ban của Quốc hội, cơ quan thuộc Ủy ban Thường vụ Quốc hội, Tổng Thư ký Quốc hội, Văn phòng Quốc hội. - Chủ tịch nước, Văn phòng Chủ tịch nước. - Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Văn phòng Chính phủ. - Tòa án nhân dân tối cao, Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Tòa án nhân dân cấp cao, Viện kiểm sát nhân dân cấp cao, Kiểm toán nhà nước; Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, trừ trường hợp quy định tại Khoản 3 Điều 10 của Luật này; cơ quan, tổ chức thuộc và trực thuộc Bộ, cơ quan ngang Bộ thực hiện chức năng quản lý nhà nước về ngành, lĩnh vực chuyên môn. - Doanh nghiệp nhà nước do Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ quyết định thành lập; đơn vị sự nghiệp công lập do Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ quyết định thành lập, trừ đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh. - Hội quần chúng ở trung ương do Đảng, Nhà nước giao nhiệm vụ. Lưu trữ lịch sử của nhà nước ở cấp tỉnh thu tài liệu lưu trữ từ các cơ quan, tổ chức sau (Khoản 2 Điều 18): - Hội đồng nhân dân cấp tỉnh, Đoàn đại biểu Quốc hội, Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội và Hội đồng nhân dân cấp tỉnh. - Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh. - Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện. - Cơ quan chuyên môn khác thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện; Tòa án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện; tổ chức trực thuộc cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước; đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh; cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp của trung ương được tổ chức, hoạt động theo ngành dọc ở cấp tỉnh, cấp huyện; doanh nghiệp nhà nước do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định thành lập. - Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp xã. - Hội quần chúng ở địa phương do Đảng, Nhà nước giao nhiệm vụ. |
|
| 3 | Về thời hạn, yêu cầu và hồ sơ, tài liệu nộp vào lưu trữ | |
| Trong thời hạn 10 năm, kể từ năm công việc kết thúc, cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu có trách nhiệm nộp lưu tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử (Khoản 1 Điều 21). |
Thời hạn nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử tối đa là 05 năm, tính từ năm nộp vào lưu trữ hiện hành. Trường hợp luật khác có quy định về thời hạn nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử thì thời hạn nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử tối đa là 30 năm, kể từ năm nộp vào lưu trữ hiện hành. Yêu cầu đối với hồ sơ, tài liệu nộp vào lưu trữ được quy định như sau: - Tài liệu được nộp là bản gốc, bản chính; trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp; - Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, đơn vị; - Bảo đảm đầy đủ tài liệu, có sự liên quan chặt chẽ và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc. (Khoản 3, 4 Điều 17) |
|
| 4 | Về quyền và trách nhiệm của cơ quan, tổ chức nộp hồ sơ, tài liệu | |
|
- Giao nộp tài liệu và công cụ tra cứu vào lưu trữ lịch sử. Lưu trữ lịch sử có trách nhiệm tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu và lập Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu. Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu được lập thành 03 bản, cơ quan, tổ chức giao nộp hồ sơ, tài liệu giữ 01 bản; Lưu trữ lịch sử giữ 02 bản và được lưu trữ vĩnh viễn tại cơ quan, tổ chức, Lưu trữ lịch sử (Điều 22). |
Quyền và trách nhiệm của cơ quan, tổ chức nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử như sau: - Đăng ký nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử; - Gửi hồ sơ đề nghị cho lưu trữ lịch sử có thẩm quyền, bao gồm văn bản đề nghị nộp hồ sơ, tài liệu, mục lục hồ sơ, tài liệu, trong đó quy định rõ hồ sơ, tài liệu tiếp cận có điều kiện (nếu có); - Nộp hồ sơ, tài liệu theo mục lục hồ sơ, tài liệu đã được hoàn thiện sau khi có ý kiến của lưu trữ lịch sử; - Khiếu nại việc từ chối thu hồ sơ, tài liệu của lưu trữ lịch sử theo quy định của pháp luật. Lưu trữ lịch sử có quyền và trách nhiệm sau đây: - Hướng dẫn cơ quan, tổ chức nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử; - Có ý kiến bằng văn bản về mục lục hồ sơ, tài liệu nộp vào lưu trữ lịch sử; - Thu hồ sơ, tài liệu hoặc từ chối thu hồ sơ, tài liệu; - Sưu tầm tài liệu lưu trữ; - Báo cáo cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ việc thu nộp, sưu tầm tài liệu vào lưu trữ lịch sử. (Điều 19) |
|
| 5 | Về kinh phí | |
| Kinh phí cho công tác lưu trữ được sử dụng vào các công việc nhưng không có quy định cụ thể cho công tác thu nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ (Điều 30). | Kinh phí bảo đảm lưu trữ của cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, tổ chức chính trị - xã hội, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân, lực lưu trữ lịch sử do ngân sách nhà nước bảo đảm và sử dụng cho hoạt động thu nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ (Điều 60). | |
| 6 | Về thu nộp tài liệu lưu trữ số | |
| Quy định chung về quản lý tài liệu lưu trữ điện tử (Điều 13). | Hồ sơ, tài liệu lưu trữ số được thu nộp theo quy trình, tiêu chuẩn, cấu trúc dữ liệu hồ sơ, tài liệu nộp, được kiểm tra xác thực và truyền nhận trong môi trường điện tử an toàn (Khoản 1 Điều 36). |
2. Một số điểm mới cần lưu ý
Cùng với sự phát triển chung của toàn xã hội, sự thay đổi nhận thức của xã hội và người làm lưu trữ về vai trò, mục đích của công tác lưu trữ, Luật Lưu trữ năm 2024 ban hành nhằm thể chế hóa các chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước về lưu trữ, đổi mới hoạt động quản lý và thực hiện các nghiệp vụ về lưu trữ, khắc phục những bất cập, hạn chế trong thực tiễn công tác lưu trữ hiện nay. Đồng thời, Luật Lưu trữ năm 2024 ban hành nhằm đẩy mạnh ứng dụng, phát triển công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu phát triển bền vững, toàn diện và hội nhập quốc tế. Từ các nội dung so sánh trên, bài viết có đưa ra một số điểm mới cần lưu ý, đó là:
2.1. Về thuật ngữ
Luật Lưu trữ năm 2011 sử dụng thuật ngữ “thu thập tài liệu” để chỉ quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử (Khoản 12 Điều 2). Thuật ngữ “nộp lưu tài liệu” để chỉ các cơ quan, tổ chức, cá nhân có trách nhiệm kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan (Điều 9, 10, 11, 12) hoặc trách nhiệm của cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử lịch sử (Điều 19, 20, 21, 22).
Luật Lưu trữ năm 2024 sử dụng thuật ngữ “thu nộp tài liệu” để chỉ hoạt động thu, nộp tài liệu vào lưu trữ thay cho hai thuật ngữ “thu thập” và “nộp lưu”. Bên cạnh đó, thuật ngữ “Lưu trữ cơ quan” cũng được sử dụng thay thế bằng thuật ngữ “Lưu trữ hiện hành” để bảo đảm tính chất liên tiếp của việc quản lý tài liệu lưu trữ theo vòng đời và giá trị của tài liệu lưu trữ, từ giá trị “hiện hành” đến giá trị “lịch sử”.
2.2. Về thời hạn nộp tài liệu vào lưu trữ
Về thời hạn nộp lưu vào lưu trữ hiện hành, kế thừa quy định tại Luật Lưu trữ năm 2011, Luật Lưu trữ năm 2024 quy định “Tối đa là 01 năm, tính từ năm kết thúc công việc”. Luật Lưu trữ năm 2024 không quy định thêm việc đơn vị, cá nhân có nhu cầu cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu vào lưu trữ hiện hành, bởi các nhiệm vụ của lưu trữ hiện hành là phục vụ nhu cầu sử dụng tài liệu của đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức.
Về thời hạn nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử, Luật Lưu trữ năm 2024 đã rút ngắn thời hạn nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử từ “trong thời hạn 10 năm, kể từ năm công việc kết thúc” thành “tối đa là 05 năm, tính từ năm nộp vào lưu trữ hiện hành”. Việc rút ngắn thời hạn nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử để phù hợp với thực tiễn và tạo điều kiện cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân được tiếp cận với thông tin tài liệu lưu trữ rộng rãi hơn. Bên cạnh đó, Luật Lưu trữ năm 2024 có quy định “Trường hợp luật khác có quy định về thời hạn nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử thì thời hạn nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử tối đa là 30 năm, kể từ năm nộp vào lưu trữ hiện hành” để bảo đảm đồng bộ với hệ thống pháp luật chuyên ngành.
2.3. Về cơ quan, tổ chức nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử
Luật Lưu trữ năm 2011 quy định các cơ quan, tổ chức nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử còn mang tính chất chung chung để làm cơ sở xây dựng, ban hành các Thông tư hướng dẫn cụ thể về xây dựng danh mục nguồn cơ quan, tổ chức nộp lưu; hướng dẫn giao, nhận tài liệu lưu trữ vào lưu trữ lịch sử. Tại Điều 18 Luật Lưu trữ năm 2024 đã xác định rõ hơn các cơ quan, tổ chức là nguồn nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử trên cơ sở kế thừa quy định pháp luật hiện hành. Luật Lưu trữ năm 2024 quy định tài liệu của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp xã phải nộp vào lưu trữ lịch sử. Quy định này xuất phát từ thực tế khối lượng hồ sơ, tài liệu được lưu trữ tại cấp xã rất lớn, chủ yếu là tài liệu chuyên môn nghiệp vụ chuyên ngành thuộc lĩnh vực hộ tịch, đất đai và tài liệu hình thành trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của chính quyền cấp xã, bao gồm cả tài liệu lưu trữ vĩnh viễn. Trong khi đó, nguồn lực về con người và cơ sở vật chất dành cho công tác lưu trữ tại cấp xã rất hạn chế dẫn đến việc lưu trữ tại nhiều địa phương không bảo đảm, tài liệu bị mất, hỏng.
2.4. Về trách nhiệm thu nộp vào lưu trữ lịch sử
Thu thập tài liệu vào lưu trữ lịch sử đã được quy định cụ thể tại Luật Lưu trữ năm 2011, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết của Luật Lưu trữ (Điều 7), Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20/11/2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn giao, nhận tài liệu lưu trữ vào lưu trữ lịch sử các cấp, Thông tư số 17/2014/TT-BNV ngày 20/11/2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xác định cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử các cấp. Tuy nhiên, thực tiễn việc thu nộp tài liệu lưu trữ tại các cơ quan thuộc nguồn nộp vào lưu trữ lịch sử ở cấp trung ương và địa phương chưa đạt hiệu quả. Phần lớn các tài liệu lưu trữ hình thành tại các bộ, ngành, cơ quan trung ương được xác định thời hạn bảo quản vĩnh viễn nhưng chưa được thu vào lưu trữ lịch sử để quản lý, bảo quản an toàn và pháp huy giá trị tài liệu một cách hiệu quả.
Để khắc phục tình trạng trên, Luật Lưu trữ năm 2024 quy định cụ thể quyền và trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức liên quan, cụ thể là đối với cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp tài liệu và các lưu trữ lịch sử là đơn vị thực hiện nhiệm vụ thu tài liệu. Bên cạnh đó, Luật cũng quy định lưu trữ lịch sử có quyền từ chối thu hồ sơ, tài liệu và cơ quan, tổ chức nộp tài liệu có quyền khiếu nại việc từ chối thu hồ sơ, tài liệu của lưu trữ lịch sử theo quy định của pháp luật. Đây là quy định mới so với Luật Lưu trữ năm 2011, bảo đảm tính khách quan, bình đẳng của hai cơ quan đều thực hiện nhiệm vụ theo quy định của pháp luật.
2.5. Về kinh phí thu nộp tài liệu
Điều 39 Luật Lưu trữ năm 2011 quy định kinh phí cho công tác lưu trữ của cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội không có cụ thể cho công việc thu nộp tài liệu. Để thực hiện việc thu nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử đạt chất lượng và hiệu quả, Luật Lưu trữ năm 2024 đã quy định kinh phí đảm bảo lưu trữ được sử dụng cho hoạt động thu nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ.
2.6. Về thu nộp tài liệu lưu trữ số
Luật Lưu trữ năm 2011 mới chỉ có 01 điều quy định quản lý tài liệu lưu trữ điện tử (Điều 13). Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết của Luật Lưu trữ (Điều 7 quy định thu thập tài liệu lưu trữ điện tử). Các quy định này vẫn còn chung chung cho công tác quản lý tài liệu lưu trữ điện tử và việc thu thập tài liệu lưu trữ điện tử vào lưu trữ lịch sử đã có quy trình nhưng lưu trữ lịch sử cũng chưa thực hiện được trong thời gian qua. Để nghiệp vụ lưu trữ điện tử được triển khai thực hiện, Luật Lưu trữ năm 2024 đã bổ sung nhiều quy định mới về nghiệp vụ lưu trữ điện tử như: khẳng định tài liệu lưu trữ số có đầy đủ giá trị pháp lý như thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử (Khoản 3 Điều 7); quy định tài liệu lưu trữ tạo lập dạng số (Điều 33); bản số hóa tài liệu lưu trữ (Điệu 34), kho lưu trữ số (Điều 35); các hoạt động thu nộp, bảo quản, sử dụng tài liệu lưu trữ số và hủy tài liệu lưu trữ số hết giá trị (Điều 36)ị; lưu trữ tài liệu lưu trữ điện tử khác (Điều 37).
Tóm lại, việc thu nộp tài liệu sẽ là một nhiệm vụ quan trọng của lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử. Công tác thu nộp tài liệu từ lưu trữ hiện hành vào lưu trữ lịch sử kịp thời, đầy đủ không chỉ giúp cho tài liệu không bị thất lạc, mất mát, mà quan trọng hơn là cầu nối góp phần bảo đảm tài liệu được tổ chức khoa học ngay từ khi hình thành trong quá trình giải quyết công việc, tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động tổ chức khoa học tài liệu trong lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử và phát huy tối ưu giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ nhu cầu của đất nước, xã hội./.
Tài liệu tham khảo:
1. Luật Lưu trữ năm 2011.
2. Luật Lưu trữ năm 2024 (được thông qua ngày 21/6/2024).
3. Một số điểm mới của Luật Lưu trữ năm 2024, https://sonoivu.tayninh.gov.vn/vi/news/van-phong/mot-so-diem-moi-cua-luat-luu-tru-nam-2024-2875.html
4. Kỷ yếu Hội thảo khoa học “Giao nộp tài liệu lưu trữ số - Thực trạng và giải pháp”, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, tháng 8 năm 2024.
(Trích báo cáo phục vụ nghiên cứu đề tài khoa học cấp cơ sở năm 2024 “Nghiên cứu, đề xuất giải pháp thu nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử theo quy định của Luật Lưu trữ năm 2024”).
Nguồn: https://luutru.gov.vn/
