Nghị quyết số 80-NQ/TW của Bộ Chính trị về phát triển văn hóa Việt Nam trong thời kỳ mới đã đặt ra nhiều yêu cầu mới đối với phát triển văn hóa. Nghị quyết nhấn mạnh việc gắn phát triển văn hóa với khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số; đồng thời yêu cầu xây dựng, khai thác hiệu quả hạ tầng dữ liệu văn hóa, các nền tảng số dùng chung và bảo đảm kết nối với các cơ sở dữ liệu quốc gia. Có thể thấy, trọng tâm không còn chỉ là bảo tồn các giá trị văn hóa, mà là tạo điều kiện để các giá trị ấy được khai thác và phát huy tốt hơn trong đời sống.
Nhìn từ yêu cầu đó, tài liệu lưu trữ cần được nhìn nhận đầy đủ hơn. Bên cạnh vai trò là bằng chứng pháp lý và nguồn sử liệu gốc, tài liệu lưu trữ còn là một bộ phận của tài nguyên văn hóa quốc gia. Giá trị của tài liệu không chỉ nằm ở việc được bảo quản an toàn, mà còn ở khả năng được tiếp cận và khai thác để phục vụ quản trị, nghiên cứu, giáo dục, sáng tạo và các nhu cầu chính đáng của xã hội.
Đối với ngành Lưu trữ, điều này không làm thay đổi chức năng vốn có là bảo quản tài liệu và tổ chức việc khai thác, sử dụng tài liệu. Điều cần thay đổi là cách thực hiện chức năng đó trong môi trường số. Muốn tài liệu lưu trữ được khai thác hiệu quả hơn, cần từng bước hình thành hạ tầng dữ liệu đủ khả năng kết nối, chia sẻ và tổ chức thông tin một cách thống nhất. Đây cũng là cơ sở để công tác phát huy giá trị tài liệu lưu trữ đáp ứng tốt hơn những yêu cầu mà Nghị quyết số 80-NQ/TW đã đặt ra.
1. Tài liệu lưu trữ - nguồn tài nguyên văn hóa cần được phát huy trong thời kỳ mới
Nghị quyết số 80-NQ/TW yêu cầu các nguồn lực văn hóa phải tham gia vào quá trình phát triển thông qua môi trường số, dựa trên các nền tảng dùng chung và hạ tầng dữ liệu văn hóa. Tài liệu lưu trữ, với tư cách là bằng chứng gốc về các quyết sách của Đảng, Nhà nước và đời sống xã hội qua các thời kỳ, đương nhiên là một phần cốt lõi của nguồn tài nguyên này.
Điểm khác biệt của tài liệu lưu trữ so với nhiều loại tài nguyên văn hóa khác nằm ở tính xác thực. Nếu hiện vật bảo tàng phản ánh một lát cắt của lịch sử, nếu tác phẩm văn học hay điện ảnh tái hiện lịch sử bằng ngôn ngữ nghệ thuật thì tài liệu lưu trữ là những bằng chứng được hình thành trong chính quá trình quản lý, điều hành và hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân. Chính tính xác thực ấy tạo nên giá trị đặc biệt của tài liệu lưu trữ đối với quản trị quốc gia, nghiên cứu khoa học và bảo đảm quyền, lợi ích hợp pháp của công dân.
Các em học sinh tham quan và trải nghiệm tại Không gian giới thiệu di sản tư liệu thế giới của Việt Nam và tài liệu lưu trữ quốc gia tiêu biểu tại Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
Thực tế, ngành Lưu trữ đã chủ động chuyển đổi phương thức phục vụ. Từ năm 2021, Chương trình "Công bố tài liệu lưu trữ quốc gia phục vụ xây dựng, phát triển kinh tế - xã hội, bảo vệ chủ quyền đất nước" đã chuyển dịch tư duy từ phục vụ tại chỗ theo yêu cầu sang chủ động đưa tài liệu đến với công chúng. Qua hàng trăm cuộc triển lãm, hàng vạn trang tài liệu và ấn phẩm được công bố, nguồn tư liệu này đã chứng minh giá trị thực tế rõ nét. Tài liệu lưu trữ đã cung cấp bằng chứng pháp lý và lịch sử quan trọng (như Châu bản triều Nguyễn) phục vụ đấu tranh bảo vệ chủ quyền biển đảo; các hồ sơ kỹ thuật được khai thác để phục dựng cầu Long Biên, Nhà hát Lớn Hà Nội; hồ sơ kỷ vật cán bộ đi B giúp giải quyết chính sách tồn đọng và tìm kiếm thân nhân... Những minh chứng này cho thấy tài liệu lưu trữ gắn liền với quản trị nhà nước, bảo đảm quyền lợi của công dân và phục vụ phát triển kinh tế.
Tuy nhiên, kết quả này cũng làm rõ một nguyên lý nghiệp vụ: Cơ quan lưu trữ không làm thay việc giải thích lịch sử hay đưa ra kết luận thay cho xã hội. Vai trò của người làm lưu trữ là bảo đảm tính xác thực của tài liệu và cung cấp khả năng tiếp cận tốt nhất. Các hoạt động như triển lãm, làm phim hay xuất bản ấn phẩm suy cho cùng là phương thức để người dân - chủ thể thụ hưởng và sáng tạo văn hóa theo tinh thần Nghị quyết 80-NQ/TW - dễ dàng tiếp cận nguồn tư liệu họ cần thay vì chỉ tiếp nhận những gì cơ quan lưu trữ sẵn có.
Đổi mới công tác phát huy giá trị tài liệu lưu trữ không phải mở rộng chức năng của lưu trữ mà là đổi mới cách tổ chức khả năng tiếp cận đối với nguồn tài nguyên đặc biệt này trong môi trường số.
2. Yêu cầu mới của Nghị quyết số 80-NQ/TW và những khoảng trống trong công tác phát huy giá trị tài liệu lưu trữ
Đối chiếu với các yêu cầu của Nghị quyết số 80-NQ/TW, hạn chế lớn nhất hiện nay là mức độ lồng ghép của tài liệu lưu trữ vào dòng chảy của đời sống số còn thấp. Dù Chương trình công bố tài liệu lưu trữ quốc gia nói trên đã đạt nhiều kết quả, phần lớn các hoạt động phát huy giá trị vẫn đang vận hành theo tư duy sự kiện, chuyên đề khép kín. Mỗi hoạt động đều mang lại hiệu quả nhất định, nhưng sau khi kết thúc, phần lớn dữ liệu, kết quả xử lý và kinh nghiệm tích lũy cũng dừng lại trong phạm vi của chính hoạt động đó. Giá trị của tài liệu vì vậy chưa được tích lũy liên tục như một nguồn lực dùng chung cho các hoạt động tiếp theo.
Khảo sát tại Lưu trữ lịch sử ở các địa phương cho thấy, dù nhiều nơi đã xây dựng triển lãm trực tuyến, đưa tài liệu lên cổng thông tin hay mạng xã hội, nhưng các dữ liệu này vẫn tồn tại phân tán trên các hệ thống công nghệ khác nhau, thiếu chuẩn hóa nghiệp vụ để tích hợp và chia sẻ. Ngành Lưu trữ mới dừng lại ở việc "số hóa" các sản phẩm truyền thông chứ chưa thực sự "chuyển đổi số" phương thức phục vụ.
Kết quả khảo sát tại các Lưu trữ lịch sử tỉnh về mức độ triển khai hoạt động phát huy giá trị tài liệu lưu trữ trên môi trường số.
Thực tiễn phát triển và nhu cầu của xã hội cho thấy, mỗi tài liệu số hóa hay mỗi bộ sưu tập chuyên đề không nên chỉ phục vụ một cuộc triển lãm hoặc một hoạt động công bố nhất thời. Những dữ liệu đã được số hóa, mô tả và chuẩn hóa cần tiếp tục được tổ chức để có thể tái sử dụng lâu dài, phục vụ nghiên cứu, giáo dục, phát triển công nghiệp văn hóa, đồng thời cung cấp nguồn thông tin xác thực cho hoạt động quản lý, hoạch định chính sách và ra quyết định khi cần thiết.
Trong bối cảnh Chính phủ đang thúc đẩy xây dựng các hạ tầng dữ liệu quốc gia, phát triển các nền tảng số dùng chung và tăng cường kết nối, chia sẻ dữ liệu giữa các ngành, các cấp, lĩnh vực văn thư, lưu trữ cũng đứng trước yêu cầu hình thành một hạ tầng dữ liệu đủ khả năng kết nối các nguồn tài liệu phân tán thành một không gian dữ liệu thống nhất. Đây không chỉ là yêu cầu của chuyển đổi số, mà còn là điều kiện để tài liệu lưu trữ tham gia thực chất hơn vào quá trình phát triển văn hóa theo tinh thần Nghị quyết số 80-NQ/TW.
3. Kiến tạo hạ tầng dữ liệu để phát huy nguồn lực từ tài liệu lưu trữ
Để giải quyết triệt để bài toán nêu trên, giải pháp không nằm ở việc tăng số lượng các cuộc triển lãm đơn lẻ, mà phải kiến tạo một hạ tầng dữ liệu thống nhất, kết nối các hệ thống lưu trữ phân tán thành một hệ sinh thái. Điều này đồng nhất với yêu cầu phát triển hạ tầng dữ liệu văn hóa quốc gia của Nghị quyết số 80-NQ/TW.
Tài liệu lưu trữ là dữ liệu gốc có độ tin cậy cao, nhưng một tệp quét tài liệu hay một cơ sở dữ liệu nội bộ đơn lẻ nếu đứng độc lập thì chỉ là những "kho chứa tĩnh". Tài liệu lưu trữ chỉ thực sự chuyển hóa thành nguồn lực khi dữ liệu được cấu trúc, chuẩn hóa theo các tiêu chuẩn nghiệp vụ thống nhất, liên thông giữa các cấp và cho phép khai thác với nhiều mục đích chính đáng khác nhau.
Khi một địa phương hoàn thành triển lãm về lịch sử hình thành và thay đổi địa giới hành chính, phần dữ liệu đã được chuẩn hóa hoàn toàn có thể tiếp tục phục vụ xây dựng học liệu số cho trường học, hỗ trợ nghiên cứu lịch sử địa phương hoặc tích hợp vào các sản phẩm du lịch văn hóa. Tương tự, dữ liệu từ các bộ sưu tập về cán bộ đi B, các kỳ Đại hội Đảng hay hồ sơ kiến trúc đô thị nếu được tổ chức thống nhất sẽ không chỉ phục vụ một cuộc trưng bày mà còn có thể tiếp tục được khai thác trong nhiều lĩnh vực khác nhau.
Nền tảng số quốc gia về văn thư, lưu trữ chính là hạ tầng số dùng chung, nó không thay thế kho lưu trữ lịch sử hay xóa bỏ các hệ thống hiện có, mà đóng vai trò trục kết nối. Khi hạ tầng này vận hành, kết quả của một dự án số hóa không chỉ tính bằng số trang quét, hiệu quả của một cuộc triển lãm không chỉ đo bằng lượt người xem, mà được đánh giá bằng lượng dữ liệu, siêu dữ liệu được tích lũy, làm giàu và chia sẻ cho hệ thống dữ liệu quốc gia.
Thực tiễn triển khai các cơ sở dữ liệu quốc gia trong thời gian qua cho thấy giá trị của dữ liệu không chỉ nằm ở việc được số hóa mà ở khả năng được chuẩn hóa, xác thực và chia sẻ có kiểm soát giữa các hệ thống. Đối với lĩnh vực lưu trữ cũng vậy.
Điều ngành Lưu trữ cần hướng tới không chỉ là một nền tảng công nghệ, mà là một không gian dữ liệu lưu trữ quốc gia. Trong không gian đó, tài liệu có thể vẫn được quản lý tại các cơ quan lưu trữ theo đúng thẩm quyền, nhưng dữ liệu được chuẩn hóa, kết nối và tổ chức thống nhất để phục vụ khai thác. Người sử dụng không cần biết tài liệu đang bảo quản ở đâu, mà có thể tìm kiếm, tiếp cận và khai thác thông qua một môi trường thống nhất theo đúng quy định của pháp luật.
Hạ tầng dữ liệu dùng chung sẽ tạo điều kiện để việc khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ trở nên thuận lợi, thống nhất và hiệu quả hơn. Nhà nghiên cứu có thể tiếp cận nguồn tài liệu từ nhiều kho lưu trữ thông qua một đầu mối; cơ quan quản lý có thêm nguồn thông tin xác thực phục vụ xây dựng và tổ chức thực hiện chính sách; ngành giáo dục có điều kiện khai thác học liệu gốc; các tổ chức, doanh nghiệp và người dân có thể tiếp cận, sử dụng tài liệu theo nhu cầu và theo quy định của pháp luật. Đó cũng là cách để ngành Lưu trữ thực hiện tốt hơn chức năng phục vụ của mình trong môi trường số, đáp ứng yêu cầu của nền hành chính hiện đại, lấy người dân và tổ chức làm trung tâm.
Khi một nền tảng như vậy được hình thành, giá trị của tài liệu lưu trữ sẽ không còn phụ thuộc vào việc cơ quan lưu trữ tổ chức bao nhiêu cuộc triển lãm hay xuất bản bao nhiêu đầu sách mỗi năm. Mỗi tài liệu sau khi được số hóa, mô tả và chuẩn hóa sẽ trở thành một phần của không gian dữ liệu lưu trữ quốc gia, sẵn sàng phục vụ nhiều mục đích khác nhau: từ nghiên cứu khoa học, xây dựng học liệu, phát triển sản phẩm văn hóa, hỗ trợ hoạch định chính sách đến giải quyết các nhu cầu thiết thực của người dân. Đó cũng là cách để những giá trị vốn nằm yên trong hồ sơ lưu trữ tiếp tục được phát huy trong đời sống đương đại.
***
Qua các thời kỳ, chức năng cốt lõi của ngành Lưu trữ vẫn nhất quán: giữ gìn an toàn bằng chứng xác thực của lịch sử và tổ chức quyền tiếp cận các bằng chứng đó cho xã hội. Bối cảnh hiện nay chỉ thay đổi phương thức thực hiện khi dữ liệu đã trở thành hạ tầng quản trị và văn hóa là động lực phát triển.
Nghị quyết số 80-NQ/TW không làm thay đổi chức năng, nhưng làm thay đổi kỳ vọng của xã hội đối với ngành Lưu trữ. Xã hội không chỉ cần những tài liệu được bảo quản an toàn, mà cần khả năng tiếp cận thuận lợi, khai thác hiệu quả và sử dụng lâu dài những giá trị chứa đựng trong tài liệu. Đó cũng là ý nghĩa của việc xây dựng hạ tầng dữ liệu và Nền tảng số quốc gia về văn thư, lưu trữ: không phải để thay đổi bản chất của lưu trữ, mà để những giá trị vốn được gìn giữ trong kho lưu trữ có thể phục vụ tốt hơn cho sự phát triển của đất nước trong kỷ nguyên số./.
Theo Cục VT<NN
